A NFS-e está entre os documentos fiscais que apresentam maior atraso no preenchimento dos campos de IBS e CBS. Segundo dados da Receita Federal citados na matéria-base, 44% das notas não tiveram os novos campos preenchidos nos 30 dias anteriores ao levantamento.

O lançamento do emissor web busca alcançar principalmente empresas menores, que possuem menos recursos tecnológicos ou sistemas próprios de emissão. De acordo com avaliações internas do Fisco, esse grupo apresenta os menores índices de conformidade no preenchimento das informações relacionadas ao IBS e à CBS.

Além da disponibilização da ferramenta, a Receita Federal informou que já notificou contribuintes que ainda não realizaram o preenchimento dos novos tributos nos documentos fiscais.

A ferramenta foi disponibilizada pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS como uma alternativa para facilitar a inclusão dos dados relacionados aos novos tributos nos documentos fiscais.

A iniciativa ocorre durante o processo de adaptação dos contribuintes às novas exigências relacionadas à Reforma Tributária. Nesse contexto, a NFS-e aparece como um dos documentos com maior nível de atraso no preenchimento das informações de IBS e CBS.

O foco da nova ferramenta está especialmente nos contribuintes que dependem do emissor web para gerar seus documentos fiscais e que podem enfrentar maiores dificuldades para adaptar sistemas próprios ou soluções tecnológicas.

Receita Federal notificou contribuintes

Além de disponibilizar a nova ferramenta, a Receita Federal informou que notificou contribuintes que ainda não realizaram o preenchimento dos campos referentes ao IBS e à CBS nos documentos fiscais.

As notificações fazem parte do acompanhamento realizado pelo Fisco sobre a adaptação dos contribuintes às novas informações exigidas.

A atuação ocorre em um cenário no qual uma parcela relevante das NFS-e ainda não apresenta os dados dos novos tributos, conforme os dados mencionados pela Receita Federal.

Com a disponibilização do Emissor Web e a comunicação aos contribuintes, o Fisco busca ampliar a conformidade no preenchimento das informações de IBS e CBS nas NFS-e.

O que muda para as empresas

Para as empresas que utilizam o Emissor Web da NFS-e, a principal mudança é a possibilidade de preencher diretamente na ferramenta os campos destinados ao IBS e à CBS durante a emissão dos documentos fiscais.

A atualização é especialmente relevante para empresas menores, que estão entre os contribuintes com menor índice de conformidade no preenchimento dessas informações e que possuem menos recursos tecnológicos ou sistemas próprios de emissão.

Com a nova funcionalidade, esses contribuintes passam a contar com uma ferramenta específica para informar os novos tributos. Além disso, empresas que ainda não realizaram o preenchimento podem ser notificadas pela Receita Federal sobre a necessidade de regularização._

A possibilidade consta na Resolução CGSN nº 190/2026, publicada nesta segunda-feira (10) no Diário Oficial da União (DOU), que promove uma série de alterações nas regras do Simples Nacional e do Microempreendedor Individual (MEI) para adequação à Reforma Tributária do consumo.

Além do split payment, a regulamentação detalha como IBS e CBS serão incorporados ao regime simplificado, estabelece regras para empresas que optarem por recolher os novos tributos pelo regime regular — o chamado Simples híbrido — e disciplina créditos, sublimites e a transição que ocorrerá até 2033.

As alterações produzirão efeitos, em sua maioria, a partir de 1º de janeiro de 2027.

Como funcionará o split payment no Simples Nacional?

O split payment é um mecanismo que permite a separação do valor do tributo no momento da liquidação financeira da operação.

Com a regulamentação, os valores de IBS e CBS devidos por empresas enquadradas no Simples poderão ser recolhidos e utilizados para quitar os respectivos débitos automaticamente durante a liquidação da transação.

Na prática, parte do valor correspondente aos tributos poderá ser direcionada ao pagamento do IBS e da CBS, em vez de todo o montante da operação passar primeiro pelo caixa da empresa para somente depois ocorrer o recolhimento.

A resolução também prevê outras formas de extinção dos débitos de IBS e CBS apurados no regime.

Além do recolhimento pelo Simples Nacional e do split payment, os valores poderão ser extintos mediante recolhimento realizado pelo próprio adquirente do bem ou serviço, nas situações previstas pelas novas regras.

IBS e CBS entram no Simples Nacional

A Resolução CGSN nº 190/2026 inclui formalmente IBS e CBS entre os tributos abrangidos pelo recolhimento mensal do Simples Nacional.

Isso significa que permanecer no regime simplificado não implicará, automaticamente, retirar os dois novos tributos do DAS.

A empresa poderá seguir no modelo tradicional, com IBS e CBS integrados ao regime único, ou optar pela apuração dos dois tributos pelas regras do regime regular.

É justamente daí que surge uma das decisões mais importantes trazidas pela Reforma Tributária para as micro e pequenas empresas.

Simples tradicional ou híbrido: qual é a diferença?

A regulamentação permite que empresas optantes pelo Simples Nacional escolham recolher IBS e CBS fora do regime simplificado.

Na prática, passam a existir duas possibilidades.

Simples tradicional: a empresa permanece no modelo do regime simplificado, incluindo IBS e CBS no recolhimento realizado pelo Simples Nacional.

Simples híbrido: a empresa continua enquadrada no Simples para os demais tributos abrangidos pelo regime, mas passa a apurar e recolher IBS e CBS pelas regras gerais aplicáveis aos novos impostos.

Quando houver opção pelo regime regular, as parcelas correspondentes ao IBS e à CBS serão deduzidas do valor devido no DAS.

Essa dedução, entretanto, não elimina a obrigação de calcular e recolher os dois tributos de acordo com as regras gerais.

Quando a empresa poderá optar pelo Simples híbrido?

A opção pelo regime regular de IBS e CBS terá validade semestral e será irretratável durante o respectivo período.

Para produzir efeitos no primeiro semestre, a opção deverá ser realizada entre 1º e 30 de setembro do ano anterior, passando a valer em 1º de janeiro.

Para o segundo semestre, o prazo será de 1º a 31 de março do próprio ano, com efeitos a partir de 1º de julho.

Confira:

Período da opção Início dos efeitos

1º a 30 de setembro do ano anterior 1º de janeiro

1º a 31 de março do mesmo ano 1º de julho

O procedimento deverá ser realizado pelo Portal do Simples Nacional.

No caso de empresas em início de atividade, a escolha poderá ser feita no momento da inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

Decisão entre tradicional e híbrido exigirá análise das empresas

A possibilidade de escolha tende a tornar o planejamento tributário ainda mais relevante para as empresas do Simples.

Isso porque a decisão não envolve apenas comparar quanto a própria empresa pagará de IBS e CBS.

Também será necessário avaliar quem são seus clientes, sua cadeia de fornecedores, os créditos envolvidos nas operações e o impacto comercial de cada opção.

Uma empresa que vende predominantemente para outras empresas, por exemplo, poderá precisar analisar o impacto do crédito de IBS e CBS que será gerado para seus compradores.

Já negócios voltados principalmente ao consumidor final podem apresentar uma dinâmica diferente.

Assim, a escolha entre o modelo tradicional e o híbrido não deverá ser feita apenas com base no faturamento da empresa.

Clientes de empresas do Simples poderão aproveitar créditos

A regulamentação também trata de um dos pontos mais importantes para as relações entre empresas no novo sistema: o aproveitamento de créditos.

Quando a empresa permanecer no modelo do Simples Nacional e não optar pelo regime regular de IBS e CBS, seus clientes poderão se apropriar de créditos dos novos tributos limitados ao valor efetivamente cobrado por meio do regime único, observadas as regras aplicáveis.

A sistemática deve ganhar especial importância nas relações B2B, nas quais o aproveitamento de créditos pode interferir na decisão de compra e na negociação entre fornecedores.

Esse é um dos fatores que deverão entrar nas simulações realizadas por empresas e profissionais contábeis antes da opção pelo regime híbrido.

Recebeu ressarcimento? Regra limita retorno ao modelo do Simples

A resolução estabelece ainda uma restrição para empresas que pretendam voltar a recolher IBS e CBS dentro do regime único.

A empresa não poderá recolher IBS e CBS pelo Simples Nacional se tiver recebido ressarcimento de créditos desses tributos, considerando o ano-calendário corrente e o ano-calendário anterior.

A regra deverá ser considerada principalmente por empresas que alternarem entre a apuração regular dos novos tributos e o recolhimento dentro do Simples.

Sublimite de R$ 3,6 milhões também alcançará o IBS

Outro ponto mantido pela regulamentação é o sublimite de R$ 3,6 milhões de receita bruta acumulada no ano-calendário.

O limite continuará sendo utilizado para determinar o recolhimento de ICMS e ISS dentro do Simples e passará a alcançar também o IBS.

Há ainda sublimite equivalente para receitas decorrentes de exportação.

Caso a empresa ultrapasse o limite nas condições previstas na regulamentação, ficará impedida de recolher IBS, ICMS e ISS pelo Simples Nacional, ficando sujeita às regras gerais aplicáveis a esses impostos.

Simples passará por transição até 2033

A adaptação não acontecerá integralmente em 2027.

As tabelas do Simples Nacional acompanharão o período de transição da Reforma Tributária, com alterações graduais nas parcelas relacionadas aos tributos que serão substituídos.

Ao longo da transição, ICMS e ISS serão gradativamente reduzidos enquanto o IBS avança, até a conclusão da substituição prevista para 2033.

O objetivo é compatibilizar o regime simplificado com o cronograma geral da Reforma Tributária sobre o consumo.

O que muda para o MEI?

A resolução também promove adequações para o Microempreendedor Individual (MEI).

O valor fixo recolhido mensalmente pelo MEI será adaptado gradualmente para incorporar CBS e IBS durante a transição.

Ao mesmo tempo, as parcelas correspondentes ao ICMS e ao ISS serão reduzidas progressivamente até sua substituição completa pelo IBS em 2033.

Assim, o MEI continuará inserido em uma sistemática simplificada, mas o conteúdo tributário do pagamento mensal acompanhará a substituição dos atuais tributos sobre o consumo.

Empresas que entrarem no Simples em 2027 terão obrigação ainda em 2026

A regulamentação também traz uma atenção imediata para empresas que pretendem ingressar no Simples Nacional em 2027.

Essas empresas deverão prestar informações relativas ao faturamento e à folha de salários de 2026 por meio do PGDAS-D, conforme os períodos e procedimentos estabelecidos pela regulamentação, ainda entre o final de 2026 e o início de 2027.

Por isso, mesmo antes do início efetivo das novas regras de IBS e CBS, empresas e escritórios contábeis precisarão acompanhar os procedimentos necessários para a transição.

Contadores terão papel decisivo na escolha do regime

A Resolução CGSN nº 190/2026 transforma uma das discussões mais importantes da Reforma Tributária para pequenos negócios em uma decisão prática.

A partir de 2027, estar no Simples Nacional não significará necessariamente recolher IBS e CBS dentro do Simples.

As empresas poderão manter os novos tributos no regime único ou escolher sua apuração pelas regras regulares.

Nesse cenário, profissionais contábeis precisarão avaliar não apenas a carga tributária direta, mas também perfil dos clientes, fornecedores, geração e aproveitamento de créditos, margens, formação de preços e efeitos comerciais da escolha.

E o primeiro prazo importante já ocorre em 2026: empresas que pretendam iniciar 1º de janeiro de 2027 recolhendo IBS e CBS pelo regime regular deverão observar a janela de opção prevista para setembro deste ano.

Com a regulamentação, portanto, a discussão sobre o chamado Simples híbrido deixa de ser apenas uma possibilidade prevista na Reforma Tributária e passa a exigir planejamento efetivo das micro e pequenas empresas para 2027._

A resposta é sim — desde que se entenda o que a lei realmente exige e, principalmente, o que ela não exige.

Onde está a base legal

Três normas sustentam o uso de documentos eletrônicos na relação de trabalho.

A primeira é a MP 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil. Ela estabelece uma presunção de veracidade para documentos assinados com certificado ICP-Brasil, mas — e este é o ponto que costuma ser ignorado — o §2º do seu art. 10 admite expressamente outros meios de comprovação de autoria e integridade, desde que aceitos pelas partes como válidos. Não existe, na relação de emprego, exigência legal geral de certificado digital para assinar um aviso prévio ou um termo de rescisão.

A segunda é a Lei 14.063/2020, que organizou as assinaturas eletrônicas em três níveis: simples, avançada e qualificada. Embora tenha sido escrita para interações com entes públicos, ela virou a referência conceitual usada por advogados e auditores para graduar risco em documentos privados.

A terceira é o Decreto 10.278/2020, que fixa os requisitos técnicos para que um documento digitalizado produza os mesmos efeitos do original em papel — metadados obrigatórios, garantia de integridade e de autenticidade. É a norma que interessa a quem quer eliminar o arquivo físico, e não apenas assinar documentos novos em meio digital.

Vale registrar que assinar eletronicamente e digitalizar são coisas diferentes. O documento nascido digital e assinado eletronicamente é original. O documento nascido em papel e escaneado é uma cópia — e só se equipara ao original se seguir o rito do decreto. Confundir os dois é o erro mais comum em projetos de digitalização de acervo de RH.

O que precisa mesmo estar por escrito

A CLT não impõe formato eletrônico nem impede o uso dele. O que ela impõe é forma escrita para determinados atos. Na rescisão, a lista prática é curta e conhecida: o comunicado de aviso prévio, o eventual pedido de dispensa do cumprimento do aviso feito pelo empregado, o pedido de demissão quando a iniciativa é dele, o termo de rescisão do contrato de trabalho e o recibo das verbas pagas. Some-se a isso o acordo do art. 484-A, quando a extinção é consensual, e o termo de quitação anual do art. 507-B, se a empresa adota essa prática.

Todos esses documentos podem ser produzidos e assinados eletronicamente. O que muda de um para outro é o nível de robustez que faz sentido exigir.

Graduando o risco documento a documento

A pergunta certa não é qual assinatura é válida, e sim quanto vale, em juízo, a prova que eu vou ter daqui a três anos. Uma forma prática de decidir é classificar os documentos por consequência.

Documentos de baixo risco — comunicados internos, ciência de escala, recibos de entrega de crachá — comportam assinatura eletrônica simples, com registro de data, IP e autenticação por e-mail ou SMS. Documentos de risco médio — aviso prévio, TRCT, recibos de pagamento — pedem, no mínimo, autenticação em dois fatores e uma trilha de auditoria completa. Documentos de alto risco — pedido de demissão, acordo do art. 484-A, termo de quitação anual, transações e planos de desligamento voluntário — são aqueles em que o empregado abre mão de direitos e em que o questionamento futuro é mais provável. Nesses, o custo de exigir uma assinatura mais forte (avançada, com certificado, ou qualificada) é irrelevante perto do custo de perder a discussão.

O critério não é jurídico-formal, é probatório. A assinatura eletrônica não vale por si: vale pelo conjunto de evidências que a acompanha.

Os erros que derrubam a prova

O primeiro é colar uma imagem da assinatura no PDF e chamar isso de assinatura eletrônica. Não é. Uma imagem não carrega autoria nem integridade e é trivialmente contestável.

O segundo é guardar o documento assinado, mas descartar a trilha de auditoria. O log — quem assinou, quando, de qual IP, por qual meio foi autenticado, qual o hash do arquivo — é justamente a parte que sustenta o documento. Sem ele, sobra um PDF bonito e nada mais.

O terceiro é usar o e-mail corporativo do empregado como canal de assinatura de documentos rescisórios. No dia do desligamento, esse e-mail é desativado, e a empresa fica sem forma de demonstrar que a mensagem chegou a quem deveria — e o próprio fato de a empresa controlar a caixa enfraquece a prova de autoria. Para atos de desligamento, use o e-mail pessoal ou o celular cadastrado, colhidos e confirmados na admissão.

O quarto é não entregar cópia ao empregado. A entrega, além de obrigação, é o que impede a alegação de que ele nunca soube do conteúdo.

O quinto é misturar datas. Documento sem data confiável, ou com data divergente da informada no eSocial, cria inconsistência que aparece na primeira conferência. A data do aviso, a data do desligamento e o que foi transmitido no S-2299 precisam contar a mesma história.

Por quanto tempo guardar

A prescrição trabalhista é de cinco anos no curso do contrato, limitada a dois anos após a extinção (art. 7º, XXIX, da Constituição). O FGTS seguiu a mesma lógica quinquenal desde a decisão do STF no ARE 709.212, com a modulação então definida. Na prática, guardar a documentação rescisória por cinco anos contados do término do contrato cobre o cenário trabalhista comum; para documentos que também servem de base a obrigações previdenciárias e fiscais, o prazo relevante costuma ser maior.

A LGPD não conflita com isso. O art. 16 permite a conservação de dados pessoais para cumprimento de obrigação legal ou regulatória e para o exercício regular de direitos em processo. O que a LGPD exige é intencionalidade: prazo definido por tipo de documento, base legal declarada e descarte efetivo quando o prazo vence. Pasta digital que nunca é limpa é passivo, não é organização.

Um roteiro mínimo

Quem quer sair do papel sem criar risco pode seguir uma sequência simples. Mapeie todos os documentos que o DP emite no desligamento e classifique cada um pelo risco de contestação. Defina, para cada faixa, o nível de assinatura e o que será guardado como evidência. Colete e valide, ainda na admissão, o e-mail pessoal e o celular do empregado — sem isso, a assinatura eletrônica no desligamento fica frágil. Padronize o kit rescisório em um único fluxo, para que nenhum documento saia sem o outro. Estabeleça a política de retenção por tipo documental, com prazo e responsável. E teste o processo de recuperação: se um documento de 2023 não puder ser localizado e aberto em cinco minutos, com o log correspondente, o arquivo digital não está funcionando.

A rescisão é o momento em que o contrato de trabalho é examinado com lupa. O meio eletrônico não fragiliza esse exame — desde que a empresa trate a assinatura como o que ela é: um elemento de prova, e não uma formalidade cumprida._